Переход на новые версии конфигураций зачастую связан с некоторыми трудностями. Так и тех, кто столкнулся с переходом на программный продукт Зарплата и управление персоналом редакции 3 с предыдущих версий, не обошли трудности, возникающие в связи с данным процессом. Кому –то в новинку, что привычный интерфейс программы сменился новым интерфейсом «Такси», кого-то удивила новая особенность программы, заключающаяся в том, что в табеле в «Явку» перестали входить ночные часы и теперь учитываются отдельно от дневных… У каждого эти трудности свои, индивидуальные и зависят от порядка ведения учета, принятого в организации.
Виды переноса
Для того, чтобы осуществить переход на новую ЗУП 3.1 имеется два вида перехода: рекомендованный (не полный) с использованием новых возможностей и полный перенос с использованием начислений предыдущей программы. Кратко рассмотрим основные различия обоих видов переноса.
Сравнение вариантов переноса
«Рекомендованный» перенос плюсы и минусы
- Плюсы
- Переносится только действительно нужная информация
- Только действующие физлица и сотрудники на дату начала учета
- Только остатки взаиморасчетов
- по сравнению с полным переносом происходит быстрее
- Минусы
- Нельзя сформировать отчеты по фактическим начислениям и удержаниям
- Кадровая история только по действующим сотрудникам и только по отчету «Карточка Т-2»
- Требуется донастройка произвольных начислений и удержаний
- Требуется «доввод» сведений о переходящих отклонениях, действующих в месяце начала учета (отпуск, больничный и т.д.)
«Полный» перенос плюсы и минусы
- Плюсы
- Переносится вся кадровая история и информация о фактических начислениях и удержаниях (позволяет формировать аналитические отчеты в одной базе)
- Минусы
- Перенос происходит медленно, требователен к корректности учета в старой базе (все ошибки учета будут перенесены)
- Переносится много «лишней» информации
- Физлица и сотрудники, которые работали уже давно
- Подразделения, должности, графики, которые сейчас уже не используются и т.д.
- Требуется выверка взаиморасчетов после переноса
Какой вариант выбрать?
- Полный перенос - может быть востребован, например, для организаций с небольшим количеством сотрудников, с простой системой оплаты труда, и объемом накопленных данных.
- Рекомендованный перенос – для организаций с большим количеством сотрудников, сложной системой оплаты труда и большим объемом накопленных данных.
- Вид переноса выбирается индивидуально для каждой организации. Не исключено, что может возникнуть и такая ситуация: в организации на 340 человек регистрировались «Кадровые перемещения» в январе и этим же документом по сотрудникам необходимо через полгода или год вносить изменения, связанные с перемещением сотрудников. Следовательно, в этом случае подойдет использование полного переноса.
Проверка и анализ результатов переноса
Важно проверить:1.Организации – оценочные обязательства; подразделения-территории; графики – новые виды времени.
2. Все виды расчетов (формулы, зависимости, учет времени).
3. Данные по налогам. Для сверки НДФЛ подойдет отчет «Анализ НДФЛ по месяцам» аналог отчета «Анализ начисленных налогов и взносов» в ЗУП 2.5.
4. Остатки отпусков. По сверке остатков отпусков в помощь отчет «Остатки отпусков».
Здесь важно отметить, что настройка любого отчета новой программы стала более расширенной и гибкой, что максимально позволяет проанализировать информацию пользователю.
Проанализировать и откорректировать результаты переноса возможно с помощью документов «Переносы данных», в которых хранится информация по учету.
Для того, чтобы это сделать, необходимо знать расшифровку обозначений этих документов (см. таблицу).
Нюансы, возникающие после переноса данных из предыдущих версий
После того как процесс переноса данных завершен, и пользователь получил базовые навыки владения новой программой возникают различные вопросы, связанные с непривычной методикой или новым подходом отражения операций. Рассмотрим конкретнее на реальных типичных примерах, какого рода могут быть эти вопросы.
Пример №1:Проблема: «Полный» перенос был сделан 30 марта 2018. После переноса выяснилось, что больничный лист по сотруднику Иванову И.И. с 13-26 марта заполнен не верно в ЗУП 2.5. По факту 13 марта Иванов был на работе, а не на больничном. Тут возникает вопрос: как отредактировать документ «Больничный лист», который хранится только в регистрах?
Решение: Решить данный вопрос возможно следующим способом: отсортировать документы «Переносы данных» за месяц март и убрать все записи, сделанные больничным листом в регистрах. Для верного отражения в отчете «СЗВ-стаж» по сотруднику зайти в регистр сведений «Периоды стажа ПФР» и отредактировать периоды изменением дат.
Пример №2:Проблема: По сотруднику Петрову П.П. НДФЛ отражается по ИФНС 3489 как для всей организации, а должно быть по ИФНС 7564 как для обособленного подразделения «Территориально обособленное подразделение».
Решение: Если повнимательнее посмотреть на заполнение регистрации в налоговом органе для обособленного подразделения, можно увидеть, что период действия сведений о регистрации не установлен. После заполнения строки «Сведения о регистрации действуют с:» НДФЛ отражается верно, т.е. по ИФНС 7564.
Пример №3:Проблема: Как настроить в новой программе начисление заработной платы сотрудникам по сдельным нарядам, согласно видам работ?
Решение: Для формирования сдельного наряда, в первую очередь, необходимо настроить «Шаблон ввода исходных данных для расчета зарплаты» по сдельным работам, выбрав необходимые настройки.
После этого, через «Данные для расчета зарплаты» создать настроенный документ «Сдельные работы» и задать в нём на вкладке «Выполненные работы» вид работ и объем выполненных работ, а на вкладке «Сотрудники» - сотрудников.
Подводя итог, хочется заметить, что в первое время возможно будет возникать много вопросов по переносу или работе с программой. Но в дальнейшем при работе и с более подробным знакомством с программой, мнение меняется, становятся видны преимущества нового функционала программы и находятся новые решения возникающих задач в учете, к примеру:
- Благодаря новой версии программы страховые взносы можно рассчитать в том же документе, что и заработную плату, если будут какие-то изменения, то перерасчет будет выполнен автоматически. Стоит отметить, в 1С ЗУП 2.5 это сделать было невозможно. Начисление страховых взносов можно было заполнить только в отдельном документе.
- Теперь, с появлением новой версии программы появилась ещё одна очень важная и нужная функция - регистрация начислений бывшим сотрудникам и лицам, которые уже не приходятся сотрудниками организации.
- Доступ к программе можно осуществить через любой браузер, обычно это необходимо руководителям, ведь они должны получать оперативную информацию регулярно.
Переход на новую версию – это не только возможность использования новых разработок 1С: Предприятия в целом, но и возможность автоматизации действий, ранее выполняемых вручную, а также дальнейшее развитие этой системы.
