При работе с сервисами 1С-Отчетность и 1С-ЭДО входящая и исходящая корреспонденция (письма, документы и пр.) при отправке и получении сохраняется в информационной базе. Также в базе хранятся документы произвольного формата, прикреплённые пользователями к различным справочникам и документам (например, к актам, договорам). Со временем происходит значительное увеличение объёма базы. Это мешает комфортной работе с ней, а также может привести к потере работоспособности вышеуказанных сервисов.
Для решения этой проблемы в программах "1С:Предприятие" реализованы следующие возможности:
1. Настройка, позволяющая сразу сохранять файлы 1С-Отчетности, 1С-ЭДО и пр. в отдельную папку на диске (или на сервере). Файлы не будут сохраняться в информационной базе изначально, но будут доступны из программы так же, как если бы они хранились в базе.
2. Выгрузка уже сохраненной в информационной базе корреспонденции 1С-Отчетностис помощью специальной обработки в архив на диске. Файлы архива будут удалены из информационной базы (с возможностью восстановления, если это потребуется) и станут недоступны из программы.
Хранение файлов в томах на диске
Для настройки первой возможности в разделе "Администрирование"перейдите по гиперссылке "Настройки работы с файлами".
В открывшейся форме установите флажок "Хранить файлы в томах на диске".
При появлении предупреждения, что нужно настроить тома (папки), нажмите"ОК". Перейдите по гиперссылке "Тома хранения файлов".
В появившейся форме настройки томов нажмите кнопку "Создать" для создания нового тома. Укажите наименование тома и путь для хранения файлов.
После данной настройки новые присоединяемые, а также получаемые и отправляемые файлы не будут храниться в базе, но отправки старых отчетов хранятся по-прежнему. Чтобы перенести старые полученные и отправленные файлы на внешнее хранение, нужно включить регламентное задание "Перенос сообщений 1С-Отчетности в присоединенные файлы".
Для этого перейдите из раздела "Администрирование" по гиперссылке "Обслуживание". Затем перейдите по гиперссылке "Регламентные и фоновые задания".
В списке регламентных заданий выделите задание "Перенос сообщений 1С-Отчетности в присоединенные файлы" и нажмите кнопку "Выполнить сейчас" или "Настроить расписание" (для автоматического выполнения задания с заданной периодичностью, так как за один запуск задание переносит только 10 файлов).
После переноса файлов в тома необходимо выполнить реструктуризацию (сжатие) таблиц информационной базы для уменьшения ее физического размера. Для этого откройте программу в режиме "Конфигуратор", выберите пункт меню "Администрирование" - "Тестирование и исправление". При работе с файловой базой установите флажок "Сжатие таблиц информационной базы".
При работе с клиент-серверным вариантом базы – флажок "Реструктуризация таблиц информационной базы".
Архивирование данных
Второй вариант решения проблемы предполагает разовую выгрузку файлов 1С-Отчетности в архив на диске с помощью специальной обработки. При этом данные будут удалены из информационной базы (с возможностью восстановления, если это потребуется), и при попытке доступа к выгруженным файлам из программы пользователь будет видеть сообщение о том, что это невозможно по причине переноса файлов в архив. Скачать обработку можно здесь.
Запустите обработку. В поле "Каталог архива" укажите путь для хранения архива.
Установите отбор (по организации, по периоду, по видам объектов и контролирующим органам). При установленном флажке "Удалять файлы из базы" после архивации файлы 1С-Отчетности будут удалены из информационной базы и после проведения реструктуризации таблиц объем базы уменьшится.
Для архивации нажмите кнопку "Архивировать".
По окончании архивации появится сообщение, что архивация завершена.
Для уменьшения размера базы необходимо выполнить реструктуризацию (сжатие) таблиц информационной базы.
Восстановление данных из архива
Если при архивации данных файлы 1С-Отчетности были удалены (был установлен флажок "Удалять файлы из базы"), а затем понадобилось их снова загрузить в информационную базу, то можно выполнить восстановление с помощью той же обработки, что и архивацию.
Откройте обработку и перейдите на закладку "Восстановление".
Укажите каталог архива, в котором хранятся заархивированные файлы и нажмите кнопку "Восстановить". В окне "Настройка восстановления объектов" укажите данные, которые необходимо восстановить и за какой период, и нажмите "ОК".После успешного восстановления появится соответствующее сообщение.
