Для осуществления эффективной управленческой деятельности и принятия решений руководителю необходим анализ документации, обращающейся в организации:
- различные входящие письма, коммерческие предложения, жалобы и предложения клиентов и др.;
- исходящие письма, уведомления для клиентов, оферты договоров, сопроводительные письма к договорам и др.
- различные внутренние документы, приказы и распоряжения руководителей, служебные записки и т. д.
- и, конечно же, краеугольный камень любой организации – договоры.
Очень часто возникают ситуации, что часть документов теряется в кипах бумаг, часть информации из них забывается сотрудниками, а часть информации не считается сотрудниками важной. Это приводит к тому, что актуальная информация до руководителя не доходит. Результатом является то, что важные управленческие решения не принимаются вовремя или не принимаются вовсе.
К чему может привести отсутствие своевременного реагирования на изменяющуюся конъюнктуру рынка? – Организация не использует свой потенциал полностью, договоров заключается меньше, часть потенциальных и действующих клиентов уходит к более оперативным конкурентам. В результате, организация теряет прибыль.
Увеличить прибыль организации поможет внедрение 1С: Документооборот КОРП!
В каждой организации при обработке входящих, исходящих, внутренних документов, договоров есть уникальные бизнес процессы, которые не описываются стандартными процессами, предлагаемыми системами электронного документооборота. А доработки типовых решений программных продуктов требуют временных, материальных и трудозатрат. В 1С: Документооборот КОРП есть возможность настраивать сложные нестандартные процессы в пользовательском режиме, пользуясь средствами типовой конфигурации.
Для этого в 1С: Документооборот КОРП имеются шаблоны процессов, в которые отправляются документы. Для настройки шаблонов процессов в 1С: Документооборот существует отдельный блок «Управление процессами». Блок «Управление процессами» в интерфейсе программы представлен на рисунке 1.
Рисунок 1. Блок «Управление процессами» в интерфейсе программы.
Для настройки движений документов в организации между исполнителями есть возможность создания шаблонов процессов. Шаблоны процессов представлены на рисунке 2.
Рисунок 2. Шаблоны процессов в 1С: Документооборот КОРП
Рассмотрим на примере организацию документооборота на предприятии. Представим, такую ситуацию, что ООО «Ромашка» планирует заключить договор на приобретение в лизинг оборудования. На рынке существует несколько лизинговых компаний, которые присылают свои коммерческие предложения для ООО «Ромашка». Целью ООО «Ромашка» является наиболее выгодный вариант с самой низкой процентной ставкой и отсутствием дополнительных комиссий. Схема обработки коммерческих предложений представлена на рисунке 3.
Рисунок 3. Схема обработки коммерческих предложений в ООО «Ромашка»
Данные бизнес-процессы возможно реализовать с помощью типовой конфигурации 1С: Документооборот КОРП.
Для этого создадим комплексный процесс «Обработка коммерческих предложений лизинга» (рисунок 4):
Рисунок 4. Обработка коммерческих предложений лизинга
Установим порядок выполнения действий: «Все одновременно».
Далее, назначим, шаблон процесса для вида документа «Коммерческое предложение» и настроим автоматический запуск (рисунок 5).
Рисунок 5. Назначение шаблона процесса виду документа
Данные действия означают, что после регистрации коммерческого предложения, документ отправится одновременно на рассмотрение исполнительному директору и на ознакомление генеральному директору.
Созданный комплексный процесс в списке шаблонов процессов представлен на рисунке 6.
Рисунок 6. Созданный комплексный процесс в списке шаблонов процессов
Для принятия управленческих решений возможно формировать различные отчеты по входящим документам (рисунки 7, 8).
Рисунок 7. Статистика по входящим документам
Рисунок 8. Список входящих документов
С помощью процесса по обработке коммерческих предложения и настройки отчета руководитель получает актуальную информацию и может принимать эффективные управленческие решения.
Как уже писалось выше, что краеугольным камнем, в деятельности любой организации является заключение договоров. Бизнес-процесс согласования договоров уникален в каждой организации.
Рассмотрим, процесс заключения договора на примере ООО «Ромашка» (рисунок 9):
Для реализации вышеперечисленных бизнес-процессов создадим в 1С: Документооборот комплексный процесс «Обработка договоров лизинга». Данный составной процесс будет состоять из следующих процессов.
Первый процесс – это согласование с техническим директором. При этом, имеем условие, что, если он не согласовывает, то проект договора сразу же отправляется на доработку. В комплексном процессе создаем первый процесс «Согласование» и указываем исполнителем роль «Технический директор» и устанавливаем ему срок 4 часа (рисунок 10).
Рисунок 10. Процесс «Согласование»
Второй процесс – это одновременное согласование с финансовым директором и главным бухгалтером. При этом, также имеем условие, что, если кто-то из них не согласовывает, то проект договор отправляется на доработку. В комплексном процессе создаем второй процесс «Согласование» и указываем исполнителями роли «Финансовый директор», срок укажем 1 день и «Главный бухгалтер», установим срок 4 часа (рисунок 11).
Рисунок 11. Процесс «Согласование»
Третий процесс – это согласование с исполнительным директором. Его создадим аналогично первому процессу согласования.
Четвертый процесс – это необходимость ответственным лицам собрать соответствующие пакеты документов и установить связи с этими документами в карточке документа в базе. Для этого, в комплексном процессе создадим процесс «Исполнение» (рисунок 12).
Рисунок 12. Процесс «Исполнение»
Пятый процесс – это одновременное согласование с техническим директором, финансовым директором, главным бухгалтером и исполнительным директором. Для этого, создадим процесс «Согласование», аналогично второму процессу (Рисунок 13).
Шестой процесс – это подписание Генеральным директором (рисунок 14).
Рисунок 14. Процесс «Подписание»
Седьмой процесс – это регистрация документа (рисунок 15). При этом, документ регистрирует автор документа. Для этой цели в качестве исполнителя процесса воспользуемся автоподстановкой.
Рисунок 15. Процесс «Регистрация»
Восьмой процесс – это отправка контрагенту экземпляра договора, ожидание подписанного экземпляра от контрагента. Для этой цели создадим процесс «Исполнение» (рисунок 16).
Рисунок 16. Процесс «Исполнение»
Девятый процесс – это списание договора в дело. Для это цели создадим аналогичный процесс «Исполнение» как в восьмом процессе.
Весь комплексный процесс «Обработка договоров лизинга» будет выглядеть следующим образом, как на рисунке 17:
Рисунок 19. Комплексный процесс «Обработка договоров лизинга»
Далее, шаблон назначается для вида документов и, при необходимости, настраивается автозапуск.
По договорам также возможно формирование отчетов для их анализа и принятия эффективных управленческих решений (рисунок 20).
Рисунок 20. Динамика сумм и количества заключенных договоров
При учете исходящих документов в 1С: Документооборот КОРП также можно повышать эффективность управления бизнес-процессами организации. Например, при подготовке коммерческих предложений для своих клиентов. По исходящим документам также возможна настройка комплексных процессов и, по результатам исполнения задач, формирование различных отчетов для принятия актуальных управленческих решений руководителями организации.
Таким образом, согласно примеру выше, можно убедиться, что внедрение 1С: Документооборот КОРП поможет организовать самые сложные бизнес-процессы предприятия, обеспечить прозрачность ведения документации, что в свою очередь позволит:
• повысить качество управления организацией, путем получения актуальной информации и возможности оперативно на неё реагировать;
• повысить качество работы сотрудников, путем анализа и контроля над исполнением;
• повысить производительность труда, из-за отсутствия траты времени на поиск документов, потери документов в кипах бумаг и перемещений их из рук в руки, хождений из кабинета в кабинет;
• снизить недобросовестное поведение сотрудников, путем отсутствия возможности сказать «Не видел», «Не знаю», так как все действия пользователей в базе возможно отследить;
• широкие возможности в настройках прав доступа позволят ограничить доступ к информации в зависимости от должностей, от функциональных задач;
• для крупных компаний, имеющих филиалы в разных городах, появляется возможность объединения информации в единую базу.
